基本的會議系統，由麥克風、功放、音響、桌面顯示設備（例如桌面智能終端、液晶顯示器）組成，它們起到了傳聲，顯示，擴聲的作用。隨著科技的發展、功能需求的提升，特別是電腦、網絡的普及和應用，會議系統的范疇已出現了變化，包括了表決/選舉/評議、視像、遠程視像、電話會議、同傳會譯、桌面顯示，這些是構成現代會議系統的基本元素，同時衍生了一系列的相關設備，比如中控、溫控制、光源控制、聲音控制、電源控制等等。 現代科技發展的促使下，會議系統定義成是一整套的與會議相關的軟硬件。